FAQ

Themen:
1. Was ist ein EPK (Electronic Press Kit)?
2. Was ist bei Informations-Übermittlung zu beachten?
3. Wie sind Interviews via E-Mail zu erledigen?
4. Was beinhaltet das Promo-Beiblatt (Reader)?
5. Was ist ein Radio ID Jingle?
6. Welche Zeitdauer hat eine PR-Kampagne?

1. EPK
Ein "Electronic Press Kit" (EPK) ist vereinfacht ausgedrückt eine Pressemappe in elektronischer Form.
Diese Variante kann den Interessenten - im Gegensatz zur einst klassisch gedruckten Pressemappe - bevorzugt mittels Download-Version auf Filehoster-Websiten vermittelt werden. Bewährte Sharehoster dafür sind beispielsweise Google Drive, File-Upload.net etc. Eine EPK-Vermittlung auf CDR oder DVDR ist daher sehr selten geworden.

Ein EPK soll die Anforderungen von Redaktionen erfüllen, um den Journalisten eigene Recherchen für die Berichterstattung oder die Rezension bzw. das Interview zu ersparen.

Song-Streams ohne Download-Möglichkeit werden von den allermeisten Musikmagazinen nicht akzeptiert, da es vorteilhaft ist, wenn Rezensenten die .MP3- und .WAV-Ordner mitsamt Infos etc. auf ihren jeweiligen Endgeräten unabhängig von Aufenthaltsort und Netz-Empfang für die Erstellung von Artikeln zur Verfügung haben.

Erstellt werden sollten hierfür zwei EPK-Downloads, einmal als .MP3- und einmal als .WAV-Variante.
(Insbesondere Radiostationen bevorzugen das klanglich hochwertigere .WAV-Format.)
Optimal hierfür ist jeweilig das komprimierte "Zip"-Dateiformat.
Ideal sind die folgenden Benennungen:
"EPK_MP3_BANDNAME_de.zip" und "EPK_WAV_BANDNAME_de.zip"

Zur Verfügung gestellt werden sollte jeder EPK mit einem Weblink, welcher während der gesamten PR-Kampagne nutzbar ist.
Die zwei kompletten EPK-Downloads sollen dabei jeweils mittels eines einzigen Links oder deutlich sichtbaren Link-Buttons ohne Einloggen möglich sein.

Die beiden gesamten EPK-Ordner sollen in einzelne, entsprechend betitelte Unterordner aufgeteilt sein, welche jeweilig die Songs, Grafikmaterialen, Info etc. beinhalten:


• 'Music':
Alle Songs der jeweiligen Veröffentlichung im .MP3- oder .WAV-Dateiformat in jeweils kompletter Länge & voller Titelnennung
(Songs müssen ID3-Tags erhalten, jeweils mindestens mit Songtitel und Bandname, damit MP3-Player etc. dies beim Abspielen auch so im Display anzeigen können)
• 'Visual':
Möglichst aktuelle, relevante und druckfähige, hochauflösende Grafikmaterialen wie Bandlogo, Bandfoto(s), Frontcover etc. plus einem dazugehörigen Unterordner, 'Visual Credits' betitelt, als Text- oder Word-Datei mit jeweiliger Künstler- bzw. Fotografen-Nennung im Kontext der Bildrechte

• 'Info':
Eine oder mehrere PDF-Dateien mit aktuellen Bullet Points, Bandbiografie, Line-Up (Musikernamen & jeweiliges Instrument), kompletter Diskographie, allen relevanten Band-Websites und Kontaktmöglichkeiten (E-Mail etc.)

Enthalten sein können zudem:

• Liste an positiven Reviews - absteigend sortiert von höchsten Wertungen bis hin zu Reviews, die über 70 % erhielten
• Chronologische Liste von bisherigen Interviews

• Chronologisch aufgeführtes Media-Feedback zu Konzerten
• Live-Mitschnitte
• Tourdaten

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2. Informations-Übermittlung
Im Falle einer direkten Kommunikation der Band mit Presse, Medienvertretern etc. ist METALMESSAGE umgehend zu informieren, um den aktuellsten Kenntnisstand zu gewährleisten.
Vorzugsweise sollte von der Band zu Beginn direkt an METALMESSAGE verwiesen werden, wenn bspw. Anfragen nach Info- und Bildmaterial eingehen.

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3. Interviews (E-Mail)
Im Falle von Interview-Fragen per E-Mail sollten diese folgendermaßen zurückgesendet werden:

• Rücksendung der Antworten binnen sieben Tagen an METALMESSAGE per E-Mail zur Weiterleitung
• Im Falle einer speziell gesetzten Deadline (finaler Termin der Abgabe) ist diese unbedingt einzuhalten
• Grundsätzlich gilt terminlich: Je eher, je besser
• Antworten sollten grammatikalisch so korrekt wie möglich formuliert werden
• Antworten sollten ausführlich und informativ verfasst werden
• Antworten einfach zwischen die jeweiligen Fragen schreiben
• Kein reines Text-Dokument dafür verwenden, das führt oft zu gravierenden Konvertierungsfehlern beim Empfänger
• Antworten niemals direkt in die E-Mail schreiben
• Stets mittels extra erstelltem Frage/Antwort-Dokument arbeiten, welches der E-Mail als Word.doc-Datei anzuhängen ist
• Stets ganz oben im Frage/Antwort-Dokument soll der Name des betreffenden Magazins aufgeführt sein mit aktuellem Datum, sowie der Bandname als auch die antwortenden Musiker mitsamt jeweilig aufgelisteten Instrumenten
• Bei mehreren an den Antworten beteiligten Musikern zusätzlich stets den Namen vor die jeweiligen Antworten platzieren
• Falls die Antworten stellvertretend für die gesamte Band stehen, ist dies zuvor gesondert, oben im Dokument zu erwähnen
• Da manche Webzines den Inhalt von Interview-Dokumenten 1:1 mittels Kopieren & Einfügen übernehmen, sollte jeweils ein Hinweis dazu eingefügt sein, in welchen beiden Zeilen der Beginn und das Ende dessen ist, was im publizierten Interview erscheinen soll.
• Der inhaltliche Betreff der E-Mail sollte in entsprechender Groß- und Kleinschreibung wie folgt geschrieben werden:
"BANDNAME / Interview-Antworten von MUSIKERNAMEN / MAGAZIN-NAME / JAHR (bspw. 2020)"

• Interviews für Print-Medien:
Dafür werden zusätzlich mehrere hochauflösende, druckfähige Bandfotos als Download-Link benötigt.

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4. Promo-Beiblatt (Reader)
Bei physischem Aussand von Promo-Material sollte unbedingt stets ein professionell gestaltetes, möglichst farbig ausgedrucktes Beiblatt (Reader) dabei sein.
Falls vorhanden, kann der Ausdruck des Info-PDFs aus dem erstellten EPK zu diesem Zwecke verwendet werden.

Aufgeführt sollten darauf alle essentiellen und aktualisierten Infos zur Band generell sein.
Das erspart den für die Rezension, das Interview oder sonstige Berichterstattung zuständigen Redakteuren eine mitunter ziemlich aufwändige und unnötig zeitraubende Vorab-Recherche.

Wenn sich das Beiblatt aufgrund umfangreicherer Info-Fülle auf mehrere Seiten erstreckt, sollten diese chronologisch gut sichtbar durchnummeriert und stabil zusammengeheftet werden. (Als optimal geeignet haben sich in letzterem Fall PVC-Klemm-Mappen mit transparentem Deckblatt erwiesen.)

Enthalten sein muss auf dem Promo-Beiblatt:

• Bandlogo & -Foto
• Knackig verfasste, möglichst extrahiert gestaltete Band-Biografie mit den wichtigsten Eckdaten etc.
• Sämtliche relevanten Informationen zur gesendeten Veröffentlichung
• Nummerierte Song-Auflistung mit Gesamtspieldauer
• Komplettes Line-Up mit jeweiligem Musikernamen und gespieltem Instrument
• Vollständige Diskografie inkl. Demos etc.
• Sämtliche relevanten Web-Adressen und Band-Kontakt(e) (Adresse und/oder E-Mail) 


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5. Radio ID Jingle (Radio Station Identification Jingle)
Radio ID Jingles sind kurzzeitige und wiederholt eingebrachte Einspieler im Programm für die eindeutige Identifizierung eines Senders.

Da im Radiobereich das visuelle Erkennungsmerkmal fehlt, finden bei Jingles bestimmte Geräusche, Musik, Sounds oder Gesprochenes Verwendung.

Somit genießen Radio ID Jingles trotz ihrer Kürze eine gewichtige Rolle, da man ohne sie sehr viel länger benötigen würde, um einen bestimmten Sender eindeutig zu erkennen.

Radiostationen verwenden darüberhinaus individuelle Radio ID Artist Jingles. Dabei wird Sender-spezifisch Gesprochenes von Künstlern eingeblendet, um deren Song für beide Seiten möglichst werbewirksam anzukündigen.
Beispiel: "Hier ist XY von der Band XY aus XY und ihr hört Radio XY!"

Seinen persönlichen Beitrag zum Radio ID Artist Jingle nimmt der Künstler im Zuge dessen in digitaler Form auf und sendet das Gesprochene nachfolgend als Zip-File via E-Mail an METALMESSAGE zur Weiterleitung oder dem zuständigen Radio-Moderator direkt, der es dann entsprechend in seine Erkennungs-ID für die Radiosendung einbettet.

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6. Zeitdauer (PR Kampagne)
Die Zeitdauer einer PR-Kampagne richtet sich primär nach der Höhe des dafür zur Verfügung stehenden Budgets. Musikmedien bevorzugen regulär stets das Neueste, damit möglichst viel Aufmerksamkeit erzeugt werden kann, am liebsten mit noch Unveröffentlichtem.

Am produktivsten für die Öffentlichkeitsarbeit ist es daher, die erste Pressemitteilung circa drei Monate vor offiziellem Veröffentlichungsdatum zu verbreiten.

Als optimal hat es sich dabei erwiesen, wenn am Tag der Veröffentlichung dadurch bereits diverses, positives Media-Feedback vorhanden ist, um möglichst viel Aufmerksamkeit zu erreichen. 


Topics:
1. What is an EPK (Electronic Press Kit)?
2. What is important in the flow of information?
3. How to do interviews via e-mail?
4. What does the promotional flyer (Reader) contain?
5. What is an Radio ID Jingle?
6. What is the duration of a PR campaign?

1. EPK
An electronic press kit (EPK) is a press kit in electronic form of promotional materials. This variant can be offered to the prospect - in contrast to the classic printed press folder - preferably by a download version on a filehoster website. Proven sharehosters for example, are Google Drive, File-Upload.net etc. An EPK sending on CDR or DVDR has therefore become very rare.

An EPK should comply the requirements of editorial staffs, to avoid the research of their journalists for reporting or the review or the interview.

Song streams without the possibility of downloading are not accepted by most music magazines, as it is advantageous if reviewers have the .MP3 or .WAV files with information etc. available on their respective devices for creating articles regardless of their location and internet connection.

One should create two EPK downloads, one as .MP3 and one as .WAV version.
(Radio stations in particular prefer the higher quality .WAV format).
Optimal therefor is the compressed "Zip" file format.
The following designations are ideal:
"EPK_MP3_BANDNAME_en.zip" and "EPK_WAV_BANDNAME_en.zip"

Each EPK should be provided with a web link that can be used throughout the PR campaign.
The two complete EPK downloads should be possible without logging in by means of a single link or clearly visible link button.

The two entire EPK folders should be divided into individual, appropriately titled subfolders, each containing the songs, graphic materials, info etc:


• 'Music':
all songs of the respective release in .MP3 or .WAV file formats in complete length with full listed titles
(songs must have ID3 tags, at least each with song title and band name, so that MP3 players can display this when playing)
• 'Visual':
up-to-date, relevant and printable, high-resolution graphic material such as band logo, band photo(s), cover artwork etc. plus an corresponding subfolder, titled 'Visual Credits', as text or word file with the respective artist or photographer's name in the context of the image rights
• 'Info':
one or several PDF files with current bullet points, band-biography, line-up (names of musicians & respective instruments), complete discography, all main band-websites and contacts (e-mail etc.)

May also be included:

• list of positive reviews - max. scores to 70 %, graded by score descending
• chronological list of previous interviews
• chronological media feedback to concerts
• live recordings
• tour-dates


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2. Information transfer
In case of direct communication of the band with the press, media representatives, etc., METALMESSAGE must be informed immediately in order to ensure the latest level of knowledge.
Preferably, the band should refer directly to METALMESSAGE in the beginning, when, for example, requests for information and pictures are received.

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3. Interviews (e-mail)
For interviews via e-mail, answers should sent these way:

• Return of the answers within seven days to METALMESSAGE via e-mail for forwarding
• In case of an specified deadline (final date of delivery) these date must be adhered to without fail
• Schedule-wise basically applies: the earlier, the better
• Answers should be logical, grammatically correct and in the form of complete sentences
• Answers should be written in detail and clarified informative
• Answers should be placed between the respective questions
• Don't use a plain text document, this leads often times to serious conversion errors at the recipient
• Never write answers directly in the e-mail
• Work anytime with a special built question/answer document, which have to be attached to the e-mail as a word.doc file
• At the very top of the question/answer document the name of the respective magazine should be listed with current date, as well as the band's name as well as the responding musicians together with the respective listed instruments
• In case of multiple involved musicians place names anytime before the respective answer
• If the answers are representative of the entire band, this is separate to mention, above in the document
• Since some webzines take over the content of interview documents 1: 1 by means of copy & paste, it should be noted, in which two lines the beginning and the end are of what should appear in the published interview.
• The content subject line of the e-mail should be written always (under regard of upper- and lower case) this way:
"NAME OF BAND / interview answers by NAME OF MUSICIAN / NAME OF MAGAZINE / YEAR (f.e. 2020)"

• Interviews for print media:
several additional, printable band photos in high resolution are needed as download link.

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4. Promo Printsheet (Reader)
Physical sent out promotional material should always necessarily contain an professional as possible designed, supplementary color printed sheet (Reader).
If available, a printout of the info-PDF from the EPK is suited optimal for this purpose.

It should contain all of the essential and updated info to the band in general.
This saves the editors, which taking care of review, interview or any other reporting, a sometimes pretty sophisticated and unnecessary, time-consuming investigation.

If the supplementary sheet spans multiple pages due to more extensive info, they should be clearly visible numbered in chronological order and stapled together in stable manner. (As ideal in the latter case proved PVC clip-files with transparent cover page.)

Promo-Printsheet must contain:

• Band's logo & -photo
• Firm written, preferably extracted created band-biography with most important basic data etc.
• All worth knowing infos about the sent release
• Numbered tracklist with total playing time
• Completely listed line-up with name and instrument of each musician
• Complete discography incl. demo mediums etc.
• All relevant web addresses and contact(s) to the band (address and/or e-mail)

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5. Radio ID Jingle (Radio Station Identification Jingle)
Radio ID jingles are briefly and repeated clips in the program for the clearly identification of a station.

Since the visual characteristic is missing in radio broadcasting, jingles contain certain noises, music, sounds or spoken material.

Thus Radio ID Jingles play an important role despite their short length, as it would require much longer without, to identify a specific channel.

Radio stations also use individual Radio ID Artist jingles:
spoken by artists in station-specific manner, to announce their song advertising for both sides as much as possible.
Example: "This is XY from the band XY from XY and you are listening to Radio XY!"

The artist records his or her personal contribution to the Radio ID Artist Jingle in digital form and then sends the spoken word as a zip file via e-mail to METALMESSAGE for forwarding or directly to the responsible radio presenter, who then embeds it accordingly in his or her recognition ID for the radio show.
 


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6. Time Duration (PR campaign)
The time duration of a PR campaign depends primarily on the amount of the budget available for it. Music media regularly always like the latest, so that as much attention as possible can be generated, preferably with unreleased titles.

The most prolific for public relations is therefore to distribute the first press announcement about 3 months before the official release date.

It has proven to be optimal if on the day of publication by this already diverse, positive media feedback is available in order to achieve as much attention as possible.

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